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8.2 自館の参加組織レコードを更新する

自館の参加組織情報は(参加組織レコードの内容)は,常に最新の情報に更新する。

■ 操作例

業務を停止するため,参加組織情報を更新する。
サービスステータス<STAT>:N
図書館定義フィールド<LDF>:館内整理のため12月22日〜12月25日まで業務を停止する。

1 「ユーティリティ」をクリックする。



2 「参加組織メンテナンス」をクリックする。



3 「修正」ボタンをクリックして修正画面に移動する。



4 1)修正したいフィールドのフィールド名をクリックすると,下段のフレーム内に入力フォームが表示される。

2)内容を修正した後,「設定」ボタンをクリックする。



5 修正が終わったら「保存」ボタンをクリックする。


■ 受付サービス情報を更新する

受付サービスフラグについて

ILLシステムで依頼を受付けるかどうかの区別をフラグで示す。

ILLシステムで受付
サービスを行うか
サービスステータス
<STAT>
A〔可〕
N〔否〕
個別のサービスを
行うか
複写 複写サービス種別
<COPYS>
A〔可〕
C(他の窓口で受け付ける → 複写受理館コード
 <COPYAL>を設定する)
N〔否〕
貸借 貸借サービス種別
<LOANS>
A〔可〕
C(他の窓口で受け付ける → 貸借受理館コード
 <LOANAL>を設定する)
N〔否〕
FAXFAX送付サービス種別※
<FAXS>
A〔可〕 N〔否〕

※ 複写した資料をFAXで送付することが可能かどうかの種別

サービスステータスの修正

サービスステータス<STAT>の変更は,ILLシステムでの受付可否に係るので特に重要である。

(1) 初めて受付サービスを開始する場合

サービスステータス<STAT>の初期値は「N」であるので,値を「A」に書き換える。また,複写サービス種別<COPYS>,貸借サービス種別<LOANS>,FAX送付サービス種別<FAXS>も必要に応じて書き換える。

例) 複写,貸借の受付は行うが,FAXでの資料送付は行わない場合
COPYS:A LOANS:A FAXS:N STAT:A

(2) 一時的な受付サービス停止の場合

サービスステータス<STAT>の値を「N」に変更する。あわせて,図書館定義フィールド<LDF>に休止理由および休止期間を注記する。なお,急なシステムダウンなどにより自館で変更できない場合は,国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当( → p.4)へ連絡する。

本館・分館のサービス種別の連動

1. 本館・分館のサービス種別の連動

本館と分館のサービス種別の連動は,分館の参加組織レコードにおいて,複写,貸借それぞれのサービス種別と受理館コードを以下のように指定することによって可能となる。

分館の参加組織レコード

  サービス種別 設定値 受理館コード 設定値
複写 COPYS C COPYAL 受付する図書館の参加組織レコードID
貸借 LOANS C LOANAL 受付する図書館の参加組織レコードID

※ 設定値については,上記「受付サービスフラグについて」を参照

2. 本館の各サービス種別変更について

以下のとおり,分館の<COPYS>,<LOANS>,<STAT>は,本館等の各サービス種別の変更に連動して変化する。ただし,<FAXS>は対象外。

本館等の
サービスステータス
本館等が複写受理館に
なっている分館等の
複写サービス種別
本館等が貸借受理館に
なっている分館等の
貸借サービス種別
複写サービス種別
<COPYS>
AC変更しない
C変更しない変更しない
NN変更しない
貸借サービス種別
<LOANS>
A変更しないC
C変更しない変更しない
N変更しないN
FAX送付サービス種別
<FAXS>
A変更しない変更しない
C変更しない変更しない
N 変更しない変更しない
サービスステータス
<STAT>
A CC
NNN

3. 分館の<STAT>の変更について

分館の<STAT>の変更は,本館の<STAT>に連動していない。したがって,本館の状況に関らず,分館等が受付サービスを休止する場合は,分館等は参加組織メンテナンスで<STAT>を「N」に変更する。

4. 各サービス種別と<STAT>との優先順位について

本館等の<COPYS>,<LOANS>の値と<STAT>の値とが異なる場合は,「N」の値が優先される。

例) 本館の<COPYS>が「A」 かつ<STAT>が「N」の場合は,その本館を受理館にしている分館の<COPYS>は「N」に変更される。

注 意

■ 他の受付館をセットする

複写や貸借を同一機関の他の組織で受け付ける場合には,複写受理館コード<COPYAL>,貸借受理館コード<LOANAL>にその館の参加組織レコードIDを設定する。サービス種別と連動させて設定する。

他機関の参加組織レコードIDを入力するとエラーになる。

■ 教育用システムでの受付館をセットする

教育用システムでは,通常,依頼は常に自館で受け付けるようになっているが,講習会用受付館コード<AMLIDE>に相手の参加組織レコードIDを設定することで,その館と依頼のやりとりができるようになる。

■ 自館の利用条件を追加・修正する

利用条件を,以下の項目例のようにレンディング・ポリシー<POLICY>に記述して公開する。

項目は特にコード化していないが,現在は「相互協力便覧」に準拠している。

項目例
複写担当係:相互協力係
複写受付可否:可
複写受付窓口:情報研究センター
複写方法・料金:電子複写 リーダープリンタ複写
申込方法:NACSIS-ILL 郵便 FAX
複写決済方法:ILL文献複写等料金相殺サービス。このサービスを利用しない機関=後納(要事前申請)または前納
複写支払方法:ILL文献複写等料金相殺サービス規定による。このサービスを利用しない機関=後納の場合は請求書による銀行振込,前納の場合は料金通知書による現金,現金書留,郵便為替
振込・送金先:NII大学附属図書館相互協力係
複写注記等:貴重書の複写は不可
貸借担当係:相互協力係
貸借受付可否:条件つき可(雑誌・貴重書・参考図書は貸出不可)
貸借期間:2週間
貸借注記等:冊子小包(簡易書留)
閲覧担当者:参考係
閲覧対象者:教職員・大学院生・学生(閲覧・複写)
事前連絡:貴重書は事前申込み
持参資料:身分証又は図書館長の紹介状
閲覧受付時間:9:00〜16:45(土、日曜日、祝日は受け付けない)
複写受付時間:9:00〜11:45 13:00〜16:45(土、日曜日、祝日は受け付けない)
館外貸出可否:否
注記等:車での来館はご遠慮ください
開館時間:8:30〜21:30(土、日曜日、祝日:9:00〜17:00)
休館日:年末年始,入試期間
その他注記等:

※ 利用条件はなるべく簡潔に。一時的な休館などの注記は,[注記]に記述する。

※ レンディング・ポリシーをCiNii Booksに表示するためにPOLICYに導入句「WEBPOLICY:」をつけて各項目を入力する。


■ 自館の住所連絡先等を追加・修正する

住所連絡先を記述して公開する。

フィールド名内容設定例
ZIP郵便番号999-9999
ADDRESS住所東京都千代田区一ツ橋1-1-1
TEL相互協力担当電話番号03-1111-1111
EXTEL相互協力担当内線123
FAX相互協力担当FAX番号03-2222-2222
ILLDEPT相互協力担当部局相互協力係
ILLSTAFF相互協力担当者田中

WebUIPではILLレコード作成時に自動転記される。
参照:p.63「WebUIP自動セット項目」

■ 返却期限を設定する

貸借での貸借期間または返却期限を設定する。

設定フィールド:貸借期間<LOANP>
貸借期間の設定例:14(貸借期間14日)
返却期限の設定例:20070603(2007年6月3日まで)

■ ISO ILLプロトコル対応フィールド

ISO ILL プロトコルとは,異なるILL システム間の相互接続を目的として承認された国際規格である。

NACSIS-ILL システムと海外の書誌ユーティリティのILL システムとを結び,国内と同様の操作で海外館とのILL 業務を行うグローバルILL 開始の際には,このISO ILL プロトコル対応フィールドについてのシステム対応が必要である。

参照:「ILLシステム操作マニュアル ISO ILLプロトコル対応 第3版」付録


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