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A.3 困った時の対処法

ILLシステムを処理していて,スムーズに処理ができない,どのように処理すればよいのか判断に迷うような場合には,以下の対処法を参考に処理すること。

■困った時の対処法(依頼館業務編)

状態が「未処理」のまま,受付館側で何日も処理されないので,次の候補館へ転送したい。

「未処理」のレコードを詳細表示させ,[CALLBACK]を実行し,状態を戻す。レコードは「準備中」に移行するので,当該受付館の所蔵館事項(所蔵館コード<HMLID>〜登録番号<RGTN>)を削除(フィールド削除)して,再度[ORDER]を実行する。
なお,配置コード<LOC>以降が削除できない場合は,所蔵の再検索で候補館を選定し直してから依頼処理をする。

状態が「処理中」のまま,受付館側で何日も処理されないので,次の候補館へ転送したい。

ILLシステムでは,「処理中」のレコード依頼館側で次候補館へ転送することも受付館へメッセージを送ることもできないので,電話等で受付館へ連絡をとる必要がある。
なお,申し込んだ資料が研究室所蔵のもので,受付館側での処理に時間がかかることが予想されるような場合,依頼先を選定する際にあらかじめ図書館所蔵のものを優先する,「時間がかかるようなら,謝絶してください」という旨のコメントを記述する。

返却期限<DDATE>が誤って入力されているため,返却期限以前に督促メッセージが表示されてしまう。

受付館側で返却期限<DDATE>を訂正する必要がある。依頼館は(「借用中」→[CALLBACK]実行)「到着処理中」でクレーム処理を行う。
受付館で返却期限<DDATE>を修正のうえ再度発送処理をする。

■困った時の対処法(受付館業務編)

申込のあった資料が研究室所蔵のため処理に時間がかかるのだが,謝絶をして次候補館へ転送した方がよいのか,あるいは自館で処理をした方がよいのか,判断に迷う。

ILLシステムでは,依頼館側で申し込む際に候補館を複数指定することができ,最初の館で謝絶をするとすぐに次候補館へ自動転送される。
受付館側でも自館で処理をして遅くなるよりは,謝絶して次候補館へ転送した方が全体としてスムーズにいく場合もあるので,時間がかかる場合は,謝絶又は時間がかかる旨を照会するのが望ましい。

前納で処理をするため依頼館に料金通知をしたいのだが,ILLシステムではどのような処理をすればよいのか。

コメント<CMMNT>に必要項目を記入して,[INQUIRE]を実行する。
その際,合計金額<SUM>に金額を記入しておくと依頼館から確実に回答がもらえる。 入力がない場合は,他館へ転送されたり,依頼を取り消されたりすることがある。

■困った時の対処法(共通)

データの修正を行いたい。

(1) p.140「A.8 依頼館/受付館入力データ項目一覧」を参照し,どの状態であれば(どの状態に戻せば)修正が可能かを確認する。

(2) 修正が相手館の業務に影響するかどうか(記録を変更してしまうのか等)を確認する。

(3) 必ず依頼館・受付館相互の了解のうえで行うこと。相手館によって手続き等が異なることがあるので,事前に連絡をとってから処理する。

支払区分<ACCT>,送付方法<SPVIA>を修正する。 (依頼館の情報の修正)

支払区分<ACCT>,送付方法<SPVIA>等の項目は,状態が「準備中」又は「照会」の時しか修正できない。

(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して状態を戻す処理をし(p.78),「到着処理中」に戻す。ここから問合せ処理(p.74)を行い受付館にレコードを送る。コメント<CMMNT>には「○○の修正をしますので,照会処理をしてください。」の旨を記述する。

(2) 受付館で「クレーム未処理」のレコードを受付け,状態を「処理中」にする。ここで照会処理(p.91)を行い,依頼館にレコードを送る。ただし,照会処理を行うと,発送日<SDATE>のデータがクリアされてしまうので,必要なら控えておく。

(3) 依頼館で「新着照会」のレコードを受付け,状態を「照会」にする。データを修正した後,回答処理で受付館にレコードを送る。その際,コメントが必要になるので,データを修正した旨を記述する。

(4) 受付館で「回答待」のレコードを受付けて,状態を「処理中」にする。ここで再度,受付番号<ANO>等のデータを入力して発送処理(p.88)をする。

(5) 依頼館で「クレーム回答待」のレコードを受付けて確認処理(p.67)を行う。

依頼番号<ONO>,書誌事項<BIBNT>,論文関連事項<ARTCL>,申込者名<CLNT>等を修正する。(依頼館の情報の修正)

依頼番号<ONO>,書誌事項<BIBNT>,論文関連事項<ARTCL>,申込者名<CLNT>といった項目は「到着処理中」の状態で修正が可能である。

(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して[CALLBACK]を実行し,状態を「到着処理中」に戻す。この状態でデータの修正をした後,[OK]を実行する。

料金事項(形・大きさ<ITEM>〜合計金額<SUM>)や受付番号<ANO>を修正する。(受付館の情報の修正)

(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して状態を戻す処理をし(p.78),状態を「到着処理中」にする。ここから問合せ処理(p.74)を行い受付館にレコードを送る。その際,コメントが必須なので,データを修正する旨を記述する。

(2) 受付館で「クレーム未処理」のレコードを受付けて,状態を「処理中」にする。ここで,料金事項や受付番号<ANO>等の修正をした後,再度発送処理(p.88)で依頼館にレコードを送る。

(3) 依頼館で「クレーム回答待」のレコードを受付けて,状態を「到着処理中」にする。修正されたデータを確認し,問題がなければ確認処理(p.67)を行う。

履歴が50以上になったため処理ができない。

そのレコードはそれ以上処理ができないため,どの状態にあるレコードでも,国立情報学研究所で最終状態「確認」「返却確認」「CANCEL」に移行する。依頼を続けたい場合はレコードを複製(p.118)して使用する。

(1) 相手館と連絡を取り上記のどの状態に移行するか決定する。

(2) 国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当(p.4)へ,FAX又はE-mailで以下の事項を伝える。

連絡先:Fax 03-4212-2375
  E-mail illadm@nii.ac.jp

(3) 国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当で状態遷移を行う。

その他(目録所在情報サービスに関する質問書/回答書データベース検索システム)

これまでに,NACSIS-CAT/ILL 参加館から寄せられた目録所在情報サービス(NACSIS-CAT/ILL)に関する質問とその回答を検索できる。また,該当する事例がない場合は質問を送ることができる。
(→p.6 NACSIS-CAT/ILL Q&A DB)


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