目録システムコーディングマニュアル


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0.4 新規レコード作成の指針

0.4A 〔通則〕

 目録対象資料にかかわるレコード登録に際しては、0.4.1〜0.4.6に示される指針に従って、総合目録データべースの各ファイル中の既存レコードが当該資料に対応するものであるかどうかの判断を行う。
 また、既存レコードが存在しない場合は、各参照ファイル中のレコードが当該資料に対応するものであるかどうかの判断を行う。

 既存レコード(又は参照レコード)のデータ内容(及び区切り記号)が不正であることが明白な場合は、当該データ内容等の修正後の形を想定し、当該修正形と目録対象資料の対応関係の確認を行う。

0.4B 〔既存レコードの使用〕

 既存レコードが目録対象資料に対応すると認められる場合は、当該レコードを使用してレコード登録を行う。
 また、必要に応じて、当該既存レコードのレコード修正を行う。

 既存レコードのレコード修正の方法については、第2部で解説を行う。

0.4C 〔新規レコードの作成〕

 既存レコードが目録対象資料に対応すると認められない場合は、新規レコードを作成し、当該新規レコードを総合目録データべースに登録する。
 新規レコードの作成方法は、流用入力と新規入力との2通りがある。

C1 (流用入力)

C1.1

 流用入力は、参照ファイル中の該当レコード又は参照ファイル若しくは総合目録データベース中の類似レコードを利用して新規レコードを作成し、当該新規レコードを総合目録データべースに登録する方法である。

C1.2

 流用入力においては、必要に応じて、新規レコードのデータ修正を行う。
 流用入力におけるデータ修正の方法については、第3部で解説を行う。

C2 (新規入力)

C2.1

 新規入力は、参照レコードが目録対象資料に対応すると認められない場合に、目録担当者が独自に新規レコードを作成し、当該新規レコードを総合目録データべースに登録する方法である。

C2.2

 なお、目録対象資料に対応する他の目録作成機関等の記録(冊子体の蔵書目録、印刷カード等)を参照して新規レコードを作成する場合、目録対象資料に対応する参照レコードが存在しても当該レコードを利用せずに新規レコードを作成する場合等は、便宜上、新規入力として扱う。

C2.3

 新規入力におけるデータ記入の方法については、第1部で解説を行う。

0.4D (選択事項)

D1

 目録対象資料に対応する参照レコードが存在する場合、当該レコードを利用して流用入力を行うか、それとも当該レコードは利用せずに新規入力を行うかは、各参加組織が自由に選択する。

D2

 新規入力において他の目録作成機関等の記録を参照するかどうかは、各参加組織が自由に選択する。

0.4E 《注意事項》

 既存レコードが目録対象資料に対応すると認められる場合は、新規レコードを作成してはならない。
 例えば、次のような理由は、新規レコード作成の根拠とはならない。

 これらの場合は、必ず、当該既存レコードを使用してレコード登録を行う。
 ただし、1)〜3)については、当該レコードのレコード修正を行う必要がある。
逆に、4)については、当該レコードをそのまま使用する。決して、当該レコードのレコード修正を行ってはならない。(→ 第30章 流用入力総則)

 既存レコードが目録対象資料に対応すると認められない場合は、当該既存レコードを使用してレコード登録を行ってはならない。
 この場合は、必ず、新規レコードを作成し、当該新規レコードを総合目録データべースに登録する。決して、既存レコードを目録対象資料に合わせて修正してはならない。(→第30章 流用入力総則)


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