オンライン・システム・ニュースレター No.12 (1987.12.24)


「削除予定レコード」について


 総合目録データベースのうち、書誌ファイル及び典拠ファイルの中で、TR、あるい はHDNGフィールドに「削除予定レコード」の文字列が記録されているレコードにつ いては、センター側で消去しています。
 これまでに消去したレコード件数は以下のようになっています。

 ┌──────────┬────────┐
 │ファイル名     │削除レコード件数│
 ├──────────┼────────┤
 │和図書書誌ファイル │      596件│
 ├──────────┼────────┤
 │洋図書書誌ファイル │      169件│
 ├──────────┼────────┤
 │著者名典拠ファイル │      102件│
 ├──────────┼────────┤
 │統一書名典拠ファイル│       2件│
 └──────────┴────────┘

 共有レコードを削除する場合の措置としては、「目録システム利用マニュアル デー タベース編」の『「目録情報の基準 解説」p.78〜79』に記載してありますが、 この方式で行われないケースが多くあります。
 特に、「削除予定レコード」と記録されているにもかかわらず、他の書誌レコード、 典拠レコード、あるいは所蔵レコードとリンクしているものが多く見受けられます。
 また、センター側のシステムでは、書誌レコード、典拠レコードのTRフィールド、 あるいはHDNGフィールドに「削除予定レコード」の文字列が記録されているものの みを削除する仕組みとなっています。
 従って、それ以外の文字列が記録されているレコードについては削除されていません。
 これまで、TRフィールド、あるいはHDNGフィールドに記録されていた「削除予 定レコード」以外の代表的な文字列としては以下のようなものがあります。


 a. 「THIS RECORD IS TO BE DELETED」
 b. 「削除レコード」「サクジョ レコード」
 c. 「削除予定データ」「サクジョ ヨテイ データ」
 d. 「サクジョ ヨテイ レコード」「SAKUJO YOTEI RECORD」
 e. 「コノ レコード ワ サクジョ サレマス」「ワタシ ワ サクジョ サレタイ」
 f. 「I WANT TO BE DELETED」「SAKUJO」 等々


 誤って作成した書誌レコード及び典拠レコードを直ちに削除する場合は次の手順に従 って下さい。


            ┏━━━━━━━━━┓
            ┃書誌レコードの場合┃
            ┗━━━━┯━━━━┛
                 ↓
┌─────────────────────────────────────┐
│削除対象レコードに他の書誌レコードがリンクしていないか、次のコマンドで確認│
└────────────────┬────────────────────┘
                 ↓
         ┏━━━━━━━━━━━━━━┓
         ┃     LOOKUP CHILD    ┃
         ┗━┯━━━━━━━━━┯━━┛
           ↓         ↓
 ┌──────────────┐   ┌───────────────┐
 │リンクしている書誌が存在する│   │リンクしている書誌が存在しない│
 └──────┬───────┘   └────────┬──────┘
        ↓                   │
┌────────────────┐          │
│現在の処理を中断し、まずリンクし│          │
│ている書誌(子書誌)に対して、書 │          │
│誌削除のための処理を行う。子書誌│          │
│が全て削除できる場合にのみ当該書│          ↓
│誌(親書誌)の処理を再開する。  │  ┌───────────────┐
│子書誌のうち、1件でも削除出来な │  │所蔵レコードがリンクしているか│
│い書誌が存在する場合には親書誌の│  │次のコマンドによって確認する │
│削除は行えない。        │  └───────┬───────┘
└────────────────┘          │
                            │
         ┌───────────┐      ↓
┌─────┐  │自館の所蔵のみがリンク│   ┏━━━━━━━━┓
│削除できる├──┤している場合は、その書│←──┨LOOKUP HOLDINGS ┃
│場合   │  │誌を削除してよいか確認│   ┗┯━━━━━━┯┛
└──┬──┘  │する         │    │      │
   │     └───────────┘    │      ↓
   ↓                      │ ┌────────┐
┏━━━━━━┓ ┌───────┐        │ │他の大学の所蔵が│
┃所蔵レコード┃ │所蔵レコードが│        │ │リンクしていれば│
┃をWEEDし  ┃ │全くリンクして│←───────┘ │書誌レコードを、│
┃て消去する ┃ │いない    │          │削除予定レコード│
┗━━━┯━━┛ └──┬────┘ ┌─────┐  │としてよいか、当│
    │       │      │削除できる│←─┤該大学に確認する│
    │       │      │場合   │  └───┬────┘
    │       │      └┬────┘      ↓
    │       ↓       ↓        ┏━━━━━━┓
    │  ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓  ┃削除できない┃
    └─→┃TRフィールドに「削除予定レコード」 ┃  ┗━━━━━━┛
       ┃PUBフィールドに「削除」と記録し、  ┃
       ┃書誌ID以外のその他のフイールドを  ┃
       ┃全て消去する            ┃
       ┗━━━━━━━━┯━━━━━━━━━┛ ┏━━━━━━━━━━┓
                │           ┃「削除予定レコード」┃
                └──────────→┃とした書誌レコードの┃
                            ┃画面コピーをセンター┃
                            ┃に送付する     ┃
                            ┗━━━━━━━━━━┛
*削除を行いたい書誌レコード全てに対して上の処理を行う


            ┏━━━━━━━━━┓
            ┃典拠レコードの場合┃
            ┗━━━━┯━━━━┛
                 ↓
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃削除対象レコードに書誌レコードがリンクしていないかを確認する。      ┃
┃和図書書誌ファイル、洋図書書誌ファイルに対して、典拠ファイルは1ファイルと ┃
┃なっている。和図書書誌レコードにリンクしていなくても、洋図書書誌レコードに┃
┃リンクしている可能性がある。従って、次の手順をふむ必要がある。      ┃
┗━━━━━━━━━━━━━━━━┯━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
                 ↓
        ┌──────────────────┐
        │和(洋)図書目録登録を行っている場合 │
        └────────┬─────────┘
                 ↓
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃「LOOKUP BIBLIIOGRAPHY」コマンドにより、リンクしている書誌の有無を確認する┃
┗━━━━━━┯━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┯━━━━━━━━━┛
       ↓                    ↓
┌──────────────┐     ┌───────────────┐
│リンクしている書誌が存在する│     │リンクしている書誌が存在しない│
└──────┬───────┘     └──────┬────────┘
       ↓                    ↓
┏━━━━━━━━━━━━━━━━┓  ┌──────────────────┐
┃リンクしている書誌が全て削除でき┃  │「GIVEUP」コマンドにより和(洋)図書 │
┃る場合は書誌を削除する。削除はで┠─→│目録登録を終了する         │
┃きないが自館の所蔵のみリンクして┃  └───────┬──────────┘
┃いる書誌であれば当該典拠レコード┃          ↓
┃とのリンクを切断する。他館の所蔵┃  ┌──────────────────┐
┃がリンクしている書誌の場合には当┃  │洋(和)図書目録登録を選択し、    │
┃該典拠レコードの削除を中止するか┃  │「SWITCH AUTHOR 」 又は 「SWITCH  │
┃当該館に典拠レコード削除のための┃  │ UNIFORMTITLE 」コマンドにより典拠検│
┃確認をとること。        ┃  │索画面に入り、当該レコードを呼び出す│
┗━━━━━━━━━━━━━━━━┛  └───────┬──────────┘
                            ↓
┌──────────────┐    ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
│リンクしている書誌が存在する│←───┨「LOOKUP BIBLIIOGRAPHY」コマンドによ┃
└──────┬───────┘    ┃りリンクしている書誌の有無を確認する┃
       ↓            ┗━━━━━━━┯━━━━━━━━━━┛
┏━━━━━━━━━━━━━━━━┓          ↓
┃リンクしている書誌が全て削除でき┃   ┌───────────────┐
┃る場合は書誌を削除する。削除はで┃┌──┤リンクしている書誌が存在しない│
┃きないが自館の所蔵のみリンクして┃│  └──────┬────────┘
┃いる書誌であれば当該典拠レコード┃│         ↓
┃とのリンクを切断する。他館の所蔵┃│┌───────────────────┐
┃がリンクしている書誌の場合には当┃││リンクしているSAF(からも見よ参照)   │
┃該典拠レコードの削除を中止するか┃││フィールドが存在する         │
┃当該館に典拠レコード削除のための┃│└────────┬──────────┘
┃確認をとること。以上の作業が全て┃│         ↓
┃行なえる場合にのみ「削除」できる┃│┌───────────────────┐
┗━━━━━━┯━━━━━━━━━┛││リンク先の典拠レコードに対しても削除の│
       │ ┌────────┘│ための処理をおこなう。リンク先の典拠レ│
       ↓ ↓  ┌──────┤コードが削除出来ない場合には当該典拠レ│
┏━━━━━━━━━━┓↓      │コードも削除してはならない。     │
┃HDNGフィールドに  ┗━━━━┓  └───────────────────┘
┃「削除予定レコード」と記録し、┃ ┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃典拠レコードIDを除くその他の ┠→┃「削除予定レコード」とした典拠レコード┃
┃フィールドを全て消去する   ┃ ┃の画面コピーをセンターに送付する。  ┃
┗━━━━━━━━━━━━━━━┛ ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

*削除を行いたい典拠レコード全てに対して上の処理を行う

 誤って作成した書誌レコード、典拠レコードを「削除予定レコード」とする場合は、 次のようにレコードを修正して下さい。

<書誌レコードの場合>
┌──────────────────────────────────────┐
│和図書書誌修正   (教育用) NC          1/      1     │
│>: SAVE                                   │
│<BN01615480>                                 │
│GMD:   SMD:   YEAR:    CNTRY:  TTLL:  TXTL:   ORGL:    │
│VOL:          ISBN:       PRICE:    NBN:        │
│TR:削除予定レコード                             │
│PUB:削除                                  │
│PHYS:                                    │
│NOTE:                                    │
│AL:                                     │
│CLS:                                    │
│CLS:                                    │
│SH:                                     │
└──────────────────────────────────────┘

 書誌レコードIDのみを残し、TRフィールド、PUBフィールド以外の消去可能 なフィールドは全て消しておく。

<典拠レコードの場合>
┌──────────────────────────────────────┐
│著者名典拠修正   (教育用) NC          1/   1        │
│>: SAVE                                   │
│<DA01804535>                                 │
│HDNG:削除予定レコード                            │
│TYPE:                                    │
│DATE:                                    │
│SF:                                     │
│NOTE:                                    │
└──────────────────────────────────────┘

 典拠レコードの場合は、システムがHDNGフィールドのヨミの部分を除いた統一 標目形に対して、既に典拠ファイルに存在しているかどうかのチェックを行っている ため、作業中に以下のようなメッセージが出力されることがあります。

┌──────────────────────────────────────┐
│著者名典拠修正   (教育用) NC          1/   1        │
│TAP3328E 同一標目形のレコードが既に登録されています。            │
│>: SAVE                                   │
│<DA01804535>                                 │
│HDNG:削除予定レコード                            │
│TYPE                                    │
│DATE:                                    │
│SF:                                     │
│NOTE:                                    │
└──────────────────────────────────────┘

 このようなメッセージが出力された場合は、次のように「削除予定レコード」の後 に,年月日あるいは年月日と時間等を記録して典拠ファイル中でユニークにした後、 再度「SAVE」コマンドを投入して下さい。

┌──────────────────────────────────────┐
│著者名典拠修正   (教育用) NC          1/   1        │
│TAP3328E 同一標目形のレコードが既に登録されています。            │
│>: SAVE                                   │
│<DA01804535>                                 │
│HDNG:削除予定レコード 1988.1.1 12:00                    │
│TYPE:                                    │
│DATE:                                    │
│SF:                                     │
│NOTE:                                    │
└──────────────────────────────────────┘

                   ↓ 「送信」

┌──────────────────────────────────────┐
│著者名典拠検索・簡略表示 (教育用) NC          1/   1      │
│>:                                     │
│AUTH =                                   │
│AKEY :       PLACE=                    DATE=    │
│WORDS=                                   │
│ID  :       SAID:                          │
│FILE :                                   │
│ 1.<DA01804535>削除予定レコード 1988.1.1 12:00               │
└──────────────────────────────────────┘