オンライン・システム・ニュースレター No.12 (1987.12.24)


重複レコードについて


 目録・所在情報サービスの参加館数は昭和62年12月14日現在で46大学を数え、総合目録データベースへの登録レコード数も着実に増加しつつあります。現在では、和・洋図書所蔵レコードの1ヶ月平均の合計は5万件に達するようになりました。
 一方、データベースの大量化が進むにつれて、ここ最近、各参加館から重複レコードの報告が多く寄せられるようになっています。
 センター側で重複レコードを調査した結果、重複レコードが作成された主な原因として次のような点が考えられます。


  1. EDITコマンドとCREATEコマンドの誤操作により、目録登録された。
  2. 検索キー自動生成システム(DAEMON)が稼動していないため、トランザクション中のレコードを十分に検索せず目録登録された。
  3. 検索が不十分なため、目録登録された。

 このうち、 1、 3の原因によると思われる重複レコードは書誌、典拠とも8割以上を示しています。
 以下に、 1〜 3についてそれぞれ注意していただくことを示します。
 目録登録時には、手元の資料が総合目録データベースに既に存在しているかどうかのチェックを十分に行って下さい。


< 1に対する注意>
 特に 1については、各参加館の目録担当者全員に登録操作の再確認をお願いします。 目録登録の際に、総合目録データベース中のレコードと参照MARC中のレコードとを 間違えてCREATEコマンドを発行したのではないかと思われるケースが少なからず見受けられます。
 検索した結果、該当レコードが存在せず、版表示が異なるもの、あるいは同一シリーズ中の図書等が、総合目録データベース中にのみ存在するというような場合には、やむ なくCREATEコマンドを発行して、新しい書誌(別書誌)を作成することがありま すが、その他の場合には総合目録データベース中のレコードに対してCREATEを発 行することは避けて下さい。コマンド投入時には十分に注意を払った上で目録登録を行って下さい。


< 2に対する注意>
 本センターでは、これまで検索キー自動生成システム(DAEMON)に対して幾つかの改善を加えて運用を試みて来ましたが、データベースの大量化が進むにつれて、同 システムを稼動させた場合、端末の応答速度が極端に低下することが判明しています。
 従って、現段階では、目録登録業務の運用を優先させるためにこのシステムの稼動を断念せざるを得ません。
 検索キーの作成は、時差更新システムによって行っています。時差更新システムの運用は、昭和62年12月22日(火)より、月〜土曜日の業務終了後に行うこととして います。
 書誌ファイル及び典拠ファイルの検索キーは別紙のようになっています。
この仕組みでわかるように、目録登録時に行う書誌、典拠確定(同定)のための作業では常にトランザクションファイルを意識して総合目録データベースを検索する必要 があります。
 書誌及び典拠トランザクションファイルにレコードが記録されるコマンドと、その際に生成される検索キーは次のようになっています。

┏━┳━━━━━━━━┳━━━━━━━━━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ ┃レコードが記録さ┃記録されるトランザ ┃トランザクションファイルに記録さ┃
┃ ┃れるコマンド名 ┃クションファイル名 ┃れた時点で切り出される検索キー ┃
┣━╋━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━┫
┃ ┃        ┃          ┃ID(書誌レコードID)       ┃
┃ ┃        ┃          ┃PID(親書誌レコードID)      ┃
┃ ┃        ┃          ┃ISBN              ┃
┃ ┃        ┃和図書書誌トランザク┃ISSN              ┃
┃ ┃        ┃          ┃NBN(JP番号等)          ┃
┃図┃        ┃ションファイル   ┃NDLCN(国図番号)         ┃
┃ ┃REGISTER    ┃          ┃CNTRY(カントリーコード)     ┃
┃ ┃        ┃          ┃AKEY              ┃
┃ ┃ 及び     ┠──────────╂────────────────┨
┃ ┃        ┃          ┃ID(書誌レコードID)       ┃
┃ ┃        ┃          ┃PID(親書誌レコードID)      ┃
┃ ┃SAVE      ┃          ┃ISBN              ┃
┃書┃        ┃洋図書書誌トランザク┃ISSN              ┃
┃ ┃        ┃          ┃NBN               ┃
┃ ┃        ┃ションファイル   ┃LCCN(LCカード番号)       ┃
┃ ┃        ┃          ┃CNTRY(カントリーコード)     ┃
┃ ┃        ┃          ┃AKEY              ┃
┣━╋━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━┫
┃ ┃        ┃著者名典拠トランザク┃ID(典拠レコードID)       ┃
┃ ┃        ┃          ┃SAID(SAFリンク先ID)       ┃
┃典┃CHOOSE     ┃ションファイル   ┃AKEY              ┃
┃ ┃        ┠──────────╂────────────────┨
┃ ┃ 及び     ┃統一書名典拠トランザ┃ID(典拠レコードID)       ┃
┃ ┃        ┃          ┃SAID(SAFリンク先ID)       ┃
┃拠┃SAVE      ┃クションファイル  ┃AKEY              ┃
┗━┻━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━━━━━━━┛

 目録登録時には登録しようとする手元の資料に対して、まず上記の表が示す検索キーによって総合目録データベース(トランザクションファイルをも含む)を検索して下さ い。
 この作業を十分に行った上でヒットしなかった場合には、著者名、標題等から検索キーを選択し、再度総合目録データベースを検索して下さい。
 なお、その際、できるだけFILE指定を行わないで下さい。FILE指定を行うことによっても重複レコードが作成される可能性があります。

 ファイル指定を行った場合
┌──────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示 (教育用)                      │
│>:                                     │
│TITLE=                                   │
│AUTH =                                   │
│AKEY :       ISBN:4879300306   NBN:      NDLCN:        │
│PUB =                 YEAR:                │
│PLACE=                 CNTRY:  LANG:           │
│SH  =                                   │
│WORDS=                                   │
│ID  :       PID:                           │
│FILE :JP                                  │
└──────────────────────────────────────┘

                   ↓

┌──────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示  (教育用) JP          1/   1       │
│>:                                     │
│<GP07381559> RECST:n                             │
│GMD: SMD: YEAR:1985 CNTRY:ja TTLL:jpn TXTL:jpn ORGL:           │
│VOL:           ISBN:4879300306 PRICE:2500円 NBN:JP86019076    │
│TR:マ-クをうまく使うには : 機械可読目録入門 / 黒沢正彦,西村徹編‖マ-ク オ  │
│  ウマク ツカウニワ                            │
│PUB:東京 : 三洋出版貿易 , 1985.3                      │
│PHYS:310p ; 21cm                              │
│NOTE:マ-クに関する文献目録:p273〜301                    │
│AL:黒沢,正彦‖クロサワ,マサヒコ <>                      │
│AL:西村,徹‖ニシムラ,ツヨシ <>                        │
│CLS:NDC8:014.37                               │
│CLS:NDLC:UL31                                │
│SH:NDLSH:図書館 -- オ-トメ-ション//L                    │
│SH:NDLSH:情報検索//L                            │
│REM:001:86019076$100:\A19860411 1985    0JPN 1312   $905:\AUL31-89  │
└──────────────────────────────────────┘

 ファイル指定を行わなかった場合
┌──────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示 (教育用)                      │
│>:                                     │
│TITLE=                                   │
│AUTH =                                   │
│AKEY :       ISBN:4879300306   NBN:      NDLCN:        │
│PUB =                 YEAR:                │
│PLACE=                 CNTRY:  LANG:           │
│SH  =                                   │
│WORDS=                                   │
│ID  :       PID:                           │
│FILE :                                   │
└──────────────────────────────────────┘

                   ↓

┌──────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示  (教育用) NC          1/   1       │
│>:                                     │
│<BN00104872>                                 │
│GMD: SMD: YEAR:1985 CNTRY:ja TTLL:jpn TXTL:jpn ORGL:           │
│VOL:           ISBN:4879300306 PRICE:2500円 NBN:JP86019076    │
│TR:マークをうまく使うには : 機械可読目録入門 / 黒沢正彦, 西村徹編‖マーク オ│
│  ウマク ツカウニワ : キカイ カドク モクロク ニュウモン          │
│PUB:東京 : 三洋出版 , 1985                         │
│PHYS:vii,310p. ; 21 cm                           │
│AL:黒沢, 正彦‖クロサワ, マサヒコ <DA00127384>                │
│AL:西村, 徹‖ニシムラ, ツヨシ <DA00127420>                  │
│CLS:NDC8:014.37                               │
│CLS:NDLC:UL631                               │
│SH:NDLSH:図書館 -- オートメーション//L                   │
│SH:NDLSH:情報検索//L                            │
└──────────────────────────────────────┘


 上の例が示すように、登録時にFILE指定を行った場合には、当然指定されたFILEのみを検索しますので、総合目録データベースに重複レコードを作成する原 因となります。この点を注意して下さい。
 目録システムでは、次に示すように、FILE指定を行わなくても自動的に全てのFILEを検索する仕組みとなっています。


┏━┳━━━━━━━━━━━━━━┯━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ ┃総合目録データベース(NC)  │  参 照 MARC          ┃
┣━╋━━━━━━━━━━━━━━┿━━━━━━━━┯━━━━━━━━━┫
┃書┃和図書書誌         │JP参照MARC   │TRC参照MARC    ┃
┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━┿━━━━━━━━┿━━━━━━━━━┫
┃誌┃洋図書書誌         │LC参照MARC   │UK参照MARC    ┃
┣━╋━━━━━━━━━━━━━━┿━━━━━━━━┿━━━━━━━━━┫
┃典┃著者名典拠         │JP参照MARC   │LC参照MARC    ┃
┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━┿━━━━━━━━┷━━━━━━━━━┫
┃拠┃統一書名典拠        │LC参照MARC             ┃
┗━┻━━━━━━┯━━━━━━━━━┯━━━━━━━┯━━━━━━━━┛
         │         │       │
┏━━┓     │         │       │
┃自動┠──→  │         │       │
┃検索┃     ↓         ↓       ↓
┗━━┛
 ┌────────────┐ ┌─────┐ ┌─────┐┌─────┐
 │  NC         │ │ JP   │ │TRC    ││ヒット件数│
 │            │ │     │ │     ││     │
 │簡略表示(複数件ヒット) │ │簡略表示 │ │簡略表示 ││ 0件   │
 │            │ │     │ │     ││     │
 │ 又は         │ │又は   │ │又は   ││     │
 │            │ │     │ │     ││     │
 │詳細表示(1件ヒット)   │ │詳細表示 │ │詳細表示 ││     │
 └────────────┘ └─────┘ └─────┘└─────┘
     ↑           ↑       ↑         ↑
     │           │       │         │
   (NCにヒット)      (JPにヒット)  (TRCにヒット)      │
     │           │       │         │
──→──┴─────→─────┴─────→─┴────────→┘
(検索)  (NCにヒット    (JPにヒット     (全てのファイルに
     しない)      しない)       ヒットしない)

  (自動検索の仕組み(和図書書誌検索の場合))

 このように、ファイル指定を行わなくても、システムは与えられた検索条件でヒット するまで、上の表の優先順位でファイルを検索します。ヒットした場合は、ファイル中 のレコードを簡略表示(複数件ヒットした場合)又は詳細表示(ヒット件数が1件の場 合)します。全てのファイルを検索した結果ヒットしなかった場合には、「指定された 検索条件でのヒット件数は0件です」というメッセージが出力されます。
 以上は、洋図書書誌、著者名典拠、統一書名典拠検索についても同様です。


< 3に対する注意>
 重複レコードの大部分は検索不十分によるものです。総合目録データベース中には、 本号の「目録システムの改善について」の「総合目録データベース検索キーフィールド 増減表」で示したような検索キーが生成されています。
 次に、目録登録時の検索手順を示します。目録登録の際には、手元の資料が総合目録データベース中に既に作成されているかどうかのチェックを十分に行って下さい。


      ┌────────総合目録データベース──────┐
ト┌─ (書誌ファイル)                  (典拠ファイル)
ラ│┏━━━━━━┳━━━━━━┓ ┏━━━━━┓ ┏━━━━━┳━━━━━━┓
ン│┃和図書   ┃洋図書   ┃ ┃まず、トラ┃ ┃著者名典拠┃統一書名典拠┃
ザ│┣━━━━━━╋━━━━━━┫ ┃ンザクショ┃ ┣━━━━━╋━━━━━━┫
ク│┃ID     ┃ID     ┃ ┃ンファイル┃ ┃ID    ┃ID     ┃
シ│┃PID     ┃PID     ┃←┨中のレコー┠→┃SID    ┃SID     ┃
ョ│┃ISBN *   ┃ISBN *   ┃ ┃ドを十分に┃ ┃AKEY **  ┃AKEY **   ┃
ン│┃ISSN *   ┃ISSN *   ┃ ┃意識して検┃ ┃     ┃      ┃
フ│┃NBN *   ┃NBN *    ┃ ┃索を行って┃ ┃     ┃      ┃
ァ│┃NDLCN *   ┃LCCN *   ┃ ┃下さい  ┃ ┃     ┃      ┃
イ│┃CNTRY *   ┃CNTRY *   ┃ ┗━━━━━┛ ┃     ┃      ┃
ル│┃AKEY **   ┃AKEY **   ┃         ┃     ┃      ┃
の│┗━━━━━━┻━━━━━━┛         ┗━━━━━┻━━━━━━┛
検└       │    ┌──────────┐      │
索        │ ←──┤ヒットしなかった場合├───→  │
キ        │    └──────────┘      │
ー┌       ↓                      ↓
 │┏━━━━━━┳━━━━━━┓         ┏━━━━━┳━━━━━━┓
 │┃和図書   ┃洋図書   ┃         ┃著者名典拠┃統一書名典拠┃
マ│┣━━━━━━╋━━━━━━┫         ┣━━━━━╋━━━━━━┫
ス│┃ID     ┃ID     ┃         ┃ID    ┃ID     ┃
タ│┃(PID)    ┃(PID)    ┃         ┃(SID)   ┃(SID)    ┃
ー│┃ISBN *   ┃ISBN *   ┃         ┃AKEY **  ┃AKEY **   ┃
フ│┃ISSN *   ┃ISSN *   ┃         ┃──── ┃───── ┃
ァ│┃NBN *   ┃NBN *    ┃         ┃HDNG   ┃HDNG    ┃
イ│┃NDLCN *   ┃LCCN *   ┃         ┃DATE   ┃      ┃
ル│┃CNTRY *   ┃CNTRY *   ┃         ┃PLACE   ┃      ┃
及│┃AKEY **   ┃AKEY **   ┃         ┃     ┃      ┃
び│┃───── ┃───── ┃         ┃     ┃      ┃
参│┃TITLE    ┃TITLE    ┃ ┏━━━━━┓ ┃     ┃      ┃
照│┃AUTH    ┃AUTH    ┃ ┃手元の資料┃ ┃     ┃      ┃
フ│┃LANG    ┃LANG    ┃ ┃から該当す┃ ┃     ┃      ┃
ァ│┃YEAR    ┃YEAR    ┃←┨る検索キー┠→┃     ┃      ┃
イ│┃PUB     ┃PUB     ┃ ┃を選択して┃ ┃     ┃      ┃
ル│┃PLACE    ┃PLACE    ┃ ┃検索を行っ┃ ┃     ┃      ┃
の│┃NDC     ┃NDC     ┃ ┃て下さい ┃ ┃     ┃      ┃
検│┃DC     ┃DC     ┃ ┗━━━━━┛ ┃     ┃      ┃
索│┃SH     ┃SH     ┃         ┃     ┃      ┃
キ└┗━━━━━━┻━━━━━━┛         ┗━━━━━┻━━━━━━┛
ー
  (*)これらの検索キーについては、手元の資料に表示があっても総合目録データベ
   ース中のレコードには記述されていない場合があります。これらのキーでヒッ
  トしなかった場合には、AKEYによる検索、さらにヒットしなかった場合に
  はTITLE,AUTH等の検索キーで再検索することが必要です。
  (**)AKEYはTR及びHDNGフィールドから切り出されていますが、記述の違
  い(副書名、責任表示(=書誌) 付記事項(=典拠) の有無、書誌階層の認識の差
  異等)によって、AKEYの切出され方が異なっている場合がありますので、
  注意して下さい。