オンライン・システム・ニュースレター No.19 (1989.07.28)


目録システムに関する最近の質問書から


(1) VOLフィールドのデータの記入方法について


Q:
 VOLフィールドのデータが非常に長く、所蔵データがSAVEできないことがある。どうにかならないか。
A:
 総合目録データベースのVOLフィールドは出版物理単位ごとの巻次等を識別に必要な範囲で記入するようになっています(オンライン・システムニュースレターNo.5 p.7)。
 ところが、現在、VOLフィールドには識別に必要な範囲以上の情報が記入されていることが多く、そのため、所蔵レコードのデータ量が大きくなり、所蔵入力画面で の入力上の負担が増加しています。また、場合によってはデータを登録できないという問題が生じています。
 そこで、VOLフィールドには識別可能な最低限の情報を記入するにとどめ、それに付随する説明語句的情報、例えば「第1巻明治11年〜明治20年」の「明治」 以降についてはNOTEフィールドに記入するよう、改めて注意を喚起したいと思います。なお、NOTEフィールドは次のように記入することとします。
  NOTE: 第1巻:明治11年〜明治20年.△第2巻:明治21年〜明
     治30年.△第3巻:・・・・・

(2) 書誌レコードの修正のルールについて


Q:
 書誌レコード修正の方法について明確なルールを定め、各参加機関に周知してほしい。
A:
 書誌単位のとり方が異なる、データ自体に疑義がある等の場合には、各参加機関間で連絡した上で調整していただくことにしています。ですが、その調整の方法につい ては各参加機関の良心に任せ、特にルールを定めたりはしませんでした。しかし、現実には調整の段階で種々の問題が生じているようですので、ここでルールを明確にす ることにします。
 上記のような書誌レコードを発見した場合には、発見した参加機関(以下、発見館)が書誌を作成した参加機関(以下、作成館)に連絡し、双方で見解を統一した上で 作成館が書誌レコードを修正することとします。また、それに伴い所蔵レコードをつけかえなければならない場合には、作成館が責任を持って行うこととします。
 ここでいう作成館とは、所蔵レコードIDの最も小さい参加機関とします。

(3) 複製資料の扱いについて

Q:
 UMIから刊行される学位論文の複製等に代表される「注文生産」の複製資料の記述はどう行うのか。
A:
 AACR2とLCの適用細則が異なるため、原本の記述を優先するか、複製そのもので記述を行うかのゆれが生じています。
 AACR2に従い複製として記述を行う方向で検討を進めていますが、出版年の扱いをどうするか等の問題があり、方針決定まで若干時間がかかる見込みです。
 それまでの間は、各参加組織の従来どおりの方法でデータ記入を行って下さい。ただし、記述方法の違いによる重複レコードは認められません。既存レコードがあれば 各参加組織の方法と異なる場合でも、レコード修正を行わず、当該レコードをそのまま使用して下さい。

(4) 著者名典拠レコードの作成方法について


Q:
 著者標目のヨミが不明の場合、日本人であってもヨミを記入しないでレコードを作成してよいか。
A:
 特に寡作な著者の場合等、参考文献によっても姓名のヨミが不明なことがあるかと思われますが、そのときは、常識的なヨミをHDNGフィールドに記入し、ヨミが確 定していない旨の注記を行って下さい。
 なお、後日ヨミが判明した場合は、SFフィールド、NOTEフィールドを適宜使用してレコード修正を行って下さい。

(5) 「目録情報の基準」について


Q:
 基準の条文中には「〜することができる。」等の表現が散見するが、このような場合は、入力レベルODと同様に、各参加組織が「〜する」か否かを自由に選択すると 解釈してよいか。
A:
 このような表現は、大体において選択項目と見做すことが可能ですが、レコードの作成単位等にかかわる条文中でも出現しているため、混乱が生じてしまいました。
 「コーディングマニュアル」のレベルで解決可能なものについては、随時、方針を示していく予定ですが、今回の事例はその範囲を超えているため、「基準」の条文の 表現方法の見直しを含め、現在、「基準」の整備を行っております。