オンライン・システム・ニュースレター No.27 (1991.01.21)


登録時の注意事項


 最近、接続館、および登録レコード数の増加とともに、データの品質管理が大きな問題となっています。センターに寄せられる書誌調整依頼、重複レコード報告等も増えています。「基準」16p にもあるように、データの品質管理の基本は登録時に各参加館の目録担当者が行うものが中心になります。
 そこで、データの品質管理と密接に関連する注意事項を、これまでにニュースレターに掲載したものを中心に以下に記します。

1. 検索時の注意事項

 検索が不適切だと重複書誌を作ってしまいます。検索の手順として以下の手順が考えられます。

ア まず、コード類(ISBN,ISSN,LCCN,NBN)で検索してみる。
  コード類は必ずしもNCレコード中に記入されているとは限らないので、
  参照レコードにヒットしたとき、あるいはノーヒットのときは、
イ TITLE,AUTH,AKEYキーにより検索する。(PLACE,PUB,YEARキーを入力すると、トラン
  ザクションファイル中のレコードが検索できない)
ウ ノーヒットのときは、入力した検索キーのうちいくつかを削ってみるか、すべて
  のキーを削除した後あらためて別の検索キーで検索する。

また以下の点に注意してください。

  •  不必要なファイル指定は行わない。
  •  ヨミ、分かち書きにはゆれがあるので、様々なケースを想定して検索する。(JPから流用入力された書誌のなかには副書名、親書誌標題にヨミがないものもある)
  •  漢字の字体の相違を考慮する。(旧字体と新字体)
  •  書誌階層がある場合、親書誌のタイトルと子書誌のタイトル両方を入力するとNCにはヒットしない。
  •  監修者等の場合、TRフィールド・ALフィールドに記入されていないことがある。この場合、監修者等では検索できないので、注意する。

2. リンクコマンド使用時の注意事項

 LINKTOコマンドを発行すると、フィールド(LINKTO PARENT のときはPTBLフィールド、LINKTO AUTHOR のときはALフィールド)の文字列を検索キーフィールドに埋め込み、検索を行います。したがって、その注意事項は前記1.と同じです。
 NCにヒットせず参照レコードにヒットしたときは、必ずBROWSEコマンドで検索・簡略表示画面に戻り、検索キーを換え、再検索するようにしてください。(例:AKEYを削除する、ヨミを削除する、生没年を削除する等)

3. 重複レコードへの対応

1) 目録登録時の重複レコードの採用基準


a) 書誌レコード
 原則として、レコードIDが最も小さいもの(先に作成されたレコード)を優先して選択します。ただし、カレントファイルとRECONファイル間の書誌レコードの重複は、IDの大小にかかわりなくカレントファイルのレコードを優先します。レコードの 採否を決定するのにあたり、

ア そのレコードが「基準」、目録規則に適合しているか否か
イ 情報量の多寡(主題データがあるなど、入力レベルが「選択」のデータ項目の有無など)
ウ リンクしている所蔵レコードの数

などは原則として考慮しません。したがって、IDが最も小さいレコードが「基準」に適合していない、あるいは情報量が少ない等の場合でも、IDが最も小さいレコードを選択しそのレコードを修正して利用することになります。
 センターにおいて重複レコードの統合作業を行う場合も、この基準によりレコードの採否を決定します。
 なお、「固有の標題でないもの」の判断の相違により生じている重複(親書誌のVOLフィールドと、その子書誌との間の重複状態)の場合は、所蔵をリンクすべき書誌レコードをIDの大小により判断することができないので、「基準」に照らし正しいもの を選択します。


b) 典拠レコード
 書誌レコードと同様、レコードIDが最も小さいもの(先に作成されたレコード)を優先して選択します。

ア 情報量の多寡
イ リンクしている書誌レコードの数

 などは考慮しません。ただし、小さいIDの典拠レコードのHDNGフィールドを修正すると大きいIDのレコードのHDNGフィールドとまったく同じになってしまう場合、HDNGフィールドの重複チェックを行っているためSAVEすることができません。このときに限り、IDの大きい典拠レコードを採用してもよいことにします。

2) 重複レコードの報告

 重複レコードを発見したら、次のものをセンターに送付し報告してください。ただしカレントファイル-RECONファイル間の重複は報告する必要はありません。(RECONファイルの運用方法の詳細に関しては、ニュースレター No.17, 19p 〜20p を参照のこと)

  1 レコードIDを記した目録情報に関する質問書・回答書
  2 重複と思われるレコードの画面コピー(採用したレコード、また修正を行った場
   合は修正内容を明示してください)
  3-1 書誌の場合、目録規則に定める規定の情報源のコピー(和書では標題紙、奥
    付、背、表紙。洋書では標題紙、標題紙裏等)
    必要に応じてその他の箇所のコピー
    特に、書誌階層の取り方の相違、書誌事項の有無などで重複書誌になっていると
    きは忘れずに添付してください。
  3-2 典拠の場合で、典拠レコードのみからでは重複レコードの同一性を判断でき
    ないときは参考資料のコピー等

 なお、単純な重複書誌については、参加館の作業負担を考慮し、報告の簡略化を行うことにしました。詳しくは本号6ページを参照してください。

3. VOLフィールドの繰り返し回数制限

 書誌レコードのVOLフィールドの繰り返しが多いと(書誌レコード全体の情報量により繰り返し可能回数は異なります)、表示・登録などの際にコマンドを一切受け付けなくなる、画面が破壊する、異常終了する等のシステム障害が発生することがあります。
 そこで、現在、以下の指針による運用をお願いしています。

  1 VOLフィールドの繰り返し回数はおおむね30回を上限とし、それを越えるときは別書誌を作成する。
  2 既に、VOLフィールドの繰り返し回数が30回を越えているものは、書誌レコードを分割する。
  3 1、2 の処置を行ったときは、

   a) NOTEフィールドに書誌を分割した旨必ず注記する。
      (例1) NOTE: Bd. 30までは別書誌(BAxxxxxxxx)
      (例2) NOTE: Bd. 31以降は別書誌(BAyyyyyyyy)
   b) 所蔵館に所蔵レコードの修正・付替依頼の連絡をする。
    なお、所蔵館が多く連絡が困難な場合は、センターに報告すれば、ニュースレター等を通じ連絡を行う。

  4 別書誌作成・書誌分割にあたり問題があるものは、センターに書誌のハードコピー
   と情報源を送付する。処理はセンターで行う。

 最近、NOTEフィールドに「〜巻以降は別書誌(BNxxxxxxxx)」とあるにもかかわらず、VOLフィールドを追加しているケースが見受けられます。この障害は、ある参加館では生じなくとも、別の参加館で生じることがあります。自館では障害が発生しないからと、30回を越えるVOLフィールドの追加は行わないでください。

4. レコード修正の際の注意

 誤った修正が行われると、書誌と所蔵、書誌と典拠の対応関係を破壊し、また書誌・典拠の確定が不可能になります。

(例)元々の書誌にはEDフィールドがなかったが、追加し「改訂版」に修正した。
  → その書誌に所蔵をリンクしている館は、「初版」ではなく「改訂版」を所蔵していることになってしまう。

 このようなことを防ぐため、書誌、典拠がまったく別のものになってしまうおそれがあるようなフィールドの修正・追加は、レコード作成館に確認する等、相応の裏付けがない限り行わないでください。

 以下に挙げる修正は、疑義のあるレコードを発見した館がレコード作成館(所蔵レコードIDが最も小さい参加館)に連絡し、作成館が修正作業を行うことを原則とします。

  • TR、ED、PUB、PTBLの修正・追加(ただし、区切り記号の誤り、ヨミ・ 分かち書き、誤字・脱字の修正等、書誌の同定に差し障りのない修正を除く)
  • 書誌レコード作成単位に関わる修正、親書誌・子書誌作成(書誌階層の変更)

 修正により必要となる所蔵館への連絡は、作成館が行ってください。なお、所蔵館が多く連絡不可能の場合は、「目録情報に関する質問書」にレコードのハードコピーを添えて修正内容をセンターへ報告すれば、ニュースレター誌上で連絡します。また、当事者間で調整困難な場合、「目録情報に関する質問書」、レコードのハードコピー、情報源のコピー及び修正案をセンター宛に送付して下さい。センターで処理します。