オンライン・システム・ニュースレター No.35 (1992.08.10)


ILLに関する質問書から


○ 依頼館に関する事項

1 境界領域の資料の検索について

┌───────────────────────────────────────┐
│ あるProceedings(会議録)を依頼しようと思って、新規依頼で雑誌を選んで検索した │
│ところ、該当するものがなかった。そこで、試しに図書のファイルを検索してみると、│
│個々の巻号毎にレコードが作られていた。このような図書か雑誌の判別が難しい資料 │
│について、どのように検索すればよいのか。                    │
└───────────────────────────────────────┘

 ILLシステムでは、目録システムで構築された書誌・所在情報を検索するわけですが目録システムで書誌データを登録する際、図書と雑誌の境界領域の資料(モノグラフシリーズ等)については、図書・雑誌双方のファイルに登録するのが望ましいという規定があります(「目録情報の基準」P.8 )。その際、図書のファイルに登録する時は、1つ1つのモノグラフのレコードを、雑誌のファイルに登録する時は、モノグラフシリーズ全体のレコードを作成します。
 したがって、Proceedingsのような境界領域の資料については、図書・雑誌双方にレコードが作成されている可能性がありますので、一方のファイルに該当するものが存在しない時は、もう一方のファイルを検索するようにしてください。
 なお、境界領域の資料としては、Proceedings、Monograph seriesの他、Annual report、Advances、Bulletin、Survey、Yearbook等があります。

○ 受付館に関する事項

2 速達、FAX依頼のレコードの検索について

┌──────────────────────────────────────┐
│ 受付処理をする際、なるべくFAXや速達での依頼分を優先して処理するようにし  │
│ているが、レコードを詳細表示させないと、FAXや速達での依頼かどうか分からな  │
│い。FAXや速達での依頼の時は、簡略表示でフラグか何かが付くようにならないだ  │
│ろうか。                                  │
└──────────────────────────────────────┘

 今年度のシステム改訂では、簡略表示形のレイアウトを変更する予定です。簡略表示で送付方法や依頼番号、受付番号を表示するようにしますので、簡略表示形からFAXや速達希望のレコードを識別することが容易になります。
 現時点ではSCANコマンドで検索してください。検索条件式として、例えば「SCAN SPVIA=FAX OR SPVIA=速達」と入力して送信すると、SPVIA(送付方法)に「FAX」か「速達」と入力されているレコードだけを検索することができます。(→マニュアルp.82)

○ 運用に関する事項

3 所蔵レコードの修正について

┌──────────────────────────────────────┐
│ 当館では、購入を中止した雑誌に対しても時々依頼がくる。目録の所蔵レコードが│
│継続受入(+)となっているためであろうが、所蔵していないため謝絶せざるを得ない │
│どうすればよいのか。                            │
└──────────────────────────────────────┘

 総合目録データベースは、オンラインで随時更新できますが、雑誌の所蔵データについては、学術雑誌総合目録の全国調査時のデータのままになっているケースもあります。そのため、特に利用頻度の高い洋雑誌で1985年の全国調査以降に購入中止となったものでも継続受入(+)となっていることがあります。ILLシステムの受付館業務の円滑な作業のために最新データに修正する必要がある場合はオンラインで所蔵レコードを修正してください。
 なお、今年度は学術雑誌総合目録欧文編の全国調査を実施しますので、所蔵データの更新については、以上のように随時行うのか、全国調査時に一括して行うのかは各参加組織で方針を検討してください。