オンライン・システム・ニュースレター No.36 (1992.10.20)


レコード登録時の注意事項


 これまでも、ニュースレター上で何度かお願いをしてきましたが、データベースの品質管理が相変わらず大きな課題となっております。不適当なレコード作成を防ぐため利用者の方々にはいまいちど以下の注意事項の確認をお願いいたします。

(1) 検索に関する注意点

ポイント 1
コード類(ISBN等)は、NCのレコード上に記載されているとは限らないので、コード類で検索して参照ファイルヒット、あるいはノーヒットの場合は必ず、他のキーで検索しなおすことが必要です。以下の例を参照してください。
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示                             │
│>:                                        │
│TITLE=                                      │
│AUTH =                                      │
│AKEY :       ISBN:476796016 NBN:      NDLCN:             │
│                                         │

 ・ISBNのみで検索してみる       ↓ 送信
   
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示       JP     1 /  1                 │
│>:                                        │
│<GP05534353>                                   │
│GMD:  SMD:  YEAR:1982    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:   ORGL:   REPRO:   │
│VOL:           ISBN:4767960169 PRICE:4200円  NBN:JP84007151     │
│TR:米とその加工 / 倉澤文夫著‖コメ ト ソノ カコウ                 │
│PUB:東京 : 建帛社 , 1982.11                           │
│PHYS:406p ; 22cm                                 │
│PTBL: 最新食品加工講座 <> //a                           │
│AL:倉澤, 文夫‖クラサワ, フミオ <>                        │
└─────────────────────────────────────────┘
  
 参照ファイルヒットなので、BROWSE  ↓
 またはRETURNで検索画面に戻る
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示       JP     1 /  1                 │
│>:BROWSE                                     │
│<GP05534353>                                    │
│GMD:  SMD:  YEAR:1982    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:   ORGL:   REPRO:   │
│VOL:           ISBN:4767960169 PRICE:4200円  NBN:JP84007151     │
│TR:米とその加工 / 倉澤文夫著‖コメ ト ソノ カコウ                 │
│                                         │
                   ↓
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示                             │
│>:                                        │
│TITLE=米とその加工 必ずいったん削除する                     │
│AUTH =            ↓                          │
│AKEY :       ISBN:        NBN:      NDLCN:          │
│                                         │
  
 ISBNを削除し、タイトルの表示    ↓送信
 形で検索しなおす
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示       NC     1 /  1                 │
│>:                                        │
│<BN01375059>                                   │
│CRTDT:19871021 RNWDT:1990302 RNWFA:FA003443                    │
│GMD:  SMD:  YEAR:1982    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:   ORGL:   REPRO:   │
│VOL:           ISBN:      PRICE:4200円              │
│TR:米とその加工 / 倉澤文夫著‖コメ ト ソノ カコウ                 │
│PUB:東京 : 建帛社 , 1982.11                           │
│                                         │

 ・今度はNCにヒットしたが、ISBNのフィールドをみるとデータが入っていない。
 次回の検索ではISBNでもヒットするように手元の資料のISBNを追加しておく
 のが望ましい。
ポイント 2
当日登録分のレコードについては、出版年、出版社等の検索キーが作成されていませんので、最初の検索キーにこれらのキーを選択しますと、当日登録分のレコードが検索されません。これらのキーは、いったんヒットレコードの集合を作ったあと、しぼりこみをする場合に使って下さい。
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示                             │
│>:                                        │
│TITLE=じょうほう にほんじん                            │
│AUTH =                                      │
│AKEY :       ISBN:        NBN:      NDLCN:          │
│PUB=          YEAR:1992                         │
  
 ・タイトルと出版年を最初から同時に
  検索キーとして入力する      ↓送信
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示      TRC     1 /  1                 │
│>:                                        │
│<GW03960199> RECST:n                               │
│GMD:  SMD:  YEAR:1992    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:jpn ORGL:        │
│VOL:           ISBN:481070341X PRICE:$5300              │
│OTHN:JLA:92028337                                 │
│TR:情報と日本人 / 野村雅一編‖ジョウホウ ト ニホンジン              │
  
 ・参照ファイルヒットなので、BROWSE
  またはRETURNで検索画面に戻る
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示      TRC     1 /  1                 │
│>:BROWSE                                     │
│<GW03960199>                                   │
│GMD:  SMD:  YEAR:1992    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:jpn ORGL:        │
│VOL:           ISBN:481070341X PRICE:$5300              │
│OTHN:JLA:92028337                                 │
│TR:情報と日本人 / 野村雅一編‖ジョウホウ ト ニホンジン              │
│                                         │

                   ↓送信
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌検索・簡略表示                             │
│>:                                        │
│TITLE=じょうほう にほんじん                            │
│AUTH =                    削除                │
│AKEY :       ISBN:        NBN: ↓  NDLCN:            │
│PUB=          YEAR:                           │

 ・YEARを削除し、タイトルのみで検索
  をしなおす            ↓送信
  
┌─────────────────────────────────────────┐
│和図書書誌詳細表示       NC     1 /  1                 │
│>:                                        │
│<BN08069822>                                   │
│CRTDT:19921001 CRTFA:FA003512 RNWDT:19921001 RNWFA:FA002512          │
│GMD:  SMD:  YEAR:1982    CNTRY: ja TTLL: jpn TXTL:   ORGL:        │
│VOL:           ISBN:481070341X PRICE:5459円              │
│OTHN:JLA:92028337                                 │
│TR:情報と日本人 / 野村雅一編‖ジョウホウ ト ニホンジン              │
  
 ・NCのデータを見ると当日登録され
  たものであることがわかる
 ・YEAR,PUBのデータは登録の翌日から
  検索が可能になる

ポイント 3
一度の検索で、親書誌のタイトルと子書誌のタイトルを同時にキーとして入力しますと参照ファイルにしかヒットしません(子書誌レコードのPTBLからは、検索用のキーは作成されていません)。片方づつの検索をお願いします。


ポイント 4
レコード上の記載、あるいは検索キーのつづりが誤っていた場合はヒットしませ ん。洋書等の誤りやすいタイトルは、前方一致検索だと効率が上がります。 和書の場合は使用漢字の字体の相違がこれに相当します。NCに該当レコードが ヒットしない場合には、ヨミ、漢字(表記形)、各々の前方一致等、当該書誌に ついて最もゆれが少ないと思われる検索キーを採用してください。


ポイント 5
リンク先のレコードを探しに行く場合では特に、LINKTO PARENTに御注意下さい。システムの方で自動的にAKEYも作成し、検索の条件としては、 タイトルキーとAKEYのかけあわせになっています。NCにヒットしなかった場合は、必ずBROWSEで検索画面に戻り、AKEY削除、タイトルキーの変 更など、通常の書誌検索の要領で必ず再検索をお願いします。

(2) 書誌の同定、採用に関わる注意点


ポイント 6
「目録情報の基準」に拠りますが、他にこのニュースレター上でも実作業中にでてくる問題点、疑問等にお答えしています。最近増加している「刷り」毎の書誌 事項の相違による新規作成は、版の相違と見做せるほどの改訂事実が確認出来た場合にはあり得ますが、そうでない場合には重複書誌と見做されますので、御注意下さい。刷りの相違で新規にレコードを作成する場合は、改訂の内容を注記す る、EDに刷りの情報を記述するなどして前の刷りとのちがいをレコード上明確にしておくことが必要です。


ポイント 7
「目録情報の基準 改訂版」、あるいはニュースレターでお知らせしているような新たな決定事項は、原則的にそれらが発行された後、新規作成されるレコードに適用されるものです。過去に登録が済んでいるものに関して、遡って修正することは現在も継続している書誌等を除いては行っておりません。殊に修正の結果 階層の取り方が異なってしまうような書誌については、後の調整に時間がかかることがあり、他の接続館に迷惑をかけることがありますので御注意下さい。ただし、所蔵館間で合意のあったものについてはこの限りではありません。

(3) 流用入力時の注意点


ポイント 8
参照レコードを流用して総合目録に登録する場合には、必ず手元の資料に基づいて修正してから登録することになっていますが、最近、何ら修正することなくそのまま登録している例が見受けられます。特に、書誌階層を「目録情報の基準」に合わせていない例や、CIPデータに対してのデータの追加や修正が行われていない例が目立ちます。このようなデータは後で利用する際、書誌の同定が困難になる等、非常に不便ですので注意してください。

(4) コマンドの操作に関する注意事項


ポイント 9
依然として、EDITとCOPYの混同によると推定される重複レコードが目立ちます。この誤解は既成書誌の全く異なる書誌への書き換えや、単純な重複レコードの作成に即つながりますので、各機関の目録担当者はテキスト、マニュアル等で各コマンドの再確認をお願いします。

(5) 著者名典拠レコードの作成時における注意点


ポイント 10
現在登録されている典拠レコードの中には、HDNGに採用した著者名の表記やヨミ等の根拠となった情報源が記入されていないものが見受けられます。これらはリンク形成の際の同定を難しくしている一因となっています。典拠コントロールの効果を上げるために、新規作成時には必ずレコードのデータ内容が何に拠ったのかをNOTEに注記するようにしてください。

(6) その他の注意事項


ポイント 11
不要なレコードを作成してしまった場合は、その場で所蔵レコードをWEEDし、書誌レコードを「削除予定レコード」に書き換えるようお願いします。レコードが登録されるのは、新たにCREATEした場合はREGISTERコマンドを発行した瞬間ですので、書誌レコードのみの場合でもお忘れのないよう御注意下さい。


ポイント 12
ニュースレターNo.21 p.12「分類・件名等の取り扱い」において、既にあるデータを各大学側の都合で削除してしまうことは慎んで下さい、と注意を喚起しました。 このほか、流用入力を行う際にも参照レコード上にある、総合目録上でも利用可能なデータを削除してしまうことのないようにご注意下さい。

(7) 重複レコードの処理状況

 平成4年4月1日から平成4年9月24日までの、重複レコードの統合処理及び削 除予定レコードの削除処理は以下の通りです。

┏━━━━━┳━━━━━━━━━━━━━━━┳━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃     ┃ 重複レコードの統合処理   ┃「削除予定レコード」の削除  ┃
┃     ┣━━━━━━━┯━━━━━━━╋━━━━━━━┯━━━━━━━┫
┃     ┃  統合済  │  調整中  ┃  削除済  │  調整中  ┃
┣━━━━━╋━━━━━━━┿━━━━━━━╋━━━━━━━┿━━━━━━━┫
┃ 和図書  ┃   758   │   218   ┃    937  │   50   ┃
┠─────╂───────┼───────╂───────┼───────┨
┃ 洋図書  ┃   210   │    37   ┃   1,116  │   48   ┃
┠─────╂───────┼───────╂───────┼───────┨
┃著者名典拠┃   124   │    0   ┃     0  │    0   ┃
┣━━━━━╋━━━━━━━┿━━━━━━━╋━━━━━━━┿━━━━━━━┫
┃     ┃       │       ┃       │       ┃
┃ 合計  ┃  1,092   │   255   ┃   2,053  │   98   ┃
┗━━━━━┻━━━━━━━┷━━━━━━━┻━━━━━━━┷━━━━━━━┛
※処理の内容について
・調整対象レコードは、参加館からの報告とともにセンター内でのデータチェックによるものも含めてあります。
・「調整中」の状態とは、以下のようなレコードを指します。
1 情報源の確認依頼中
2 FAX、ニュースレター等で所蔵レコードの付替を依頼中
機械処理の結果につきましては、後日各参加機関に報告の予定です。

 今回も、重複レコードの報告、情報源の送付など多くの図書館の方々からご協力を頂きました。ありがとうございました。
今後とも書誌調整へのご協力をお願い致します。