オンライン・システム・ニュースレター No.40 (1993.08.27)


図書書誌レコード修正指針について(案)


 総合目録データベースに登録されている共有レコードの修正については、今までにニュースレター等で幾度か基本的な考えかたを示してきました。改めてここでまとめておきます。

  • 書誌の作成単位に関わるような重大な修正を行う場合には、当該レコードを作成した館に連絡し協議を行い、双方の同意のもとに作成館側が修正を行なう
  • 基準」の改訂前に作成されたレコードについては、相応の理由がない限り、現行の「基準」と異なっているところがあっても修正を行わなくてよい
  • 修正に際して、作成館側で修正が出来ないような場合には、作成館側の同意のもとに発見館側が修正を行うことが出来る
  • レコードの質の低下につながるようなデータの削除は行ってはならない

 しかし、具体的にどのような修正ならば行うことができるのか、作成館に連絡しなくてはならないような修正とはどのようなものか、というような点については詳しく規定されていませんでした。
 そこで、センターでは総合目録小委員会での検討結果を踏まえ、運用上の便宜も考慮しながら具体的な共有レコード修正規則を検討・準備しておりますが、今回その基本的な修正指針を掲載いたします。
 なお、この指針は暫定的なものであり、これをもって最終的な決定とはしません。しかし、最終的な指針の発表までは、この指針に従っても構わないことにします。
 また、個々のフィールド別の具体的な修正事項については、改めて「コーディングマニュアル」で示すことにします。

基本指針

 図書書誌レコードについては、原則として最初に作成された書誌を維持するようにしま す。
 しかし、次のような事由が発生した場合については、定められた手続きに従って、修正 を行うことが出来るものとします。

  1. データに明らかな誤りがある
  2. データがセンターで定めた基準や、目録規則と合致しない
  3. 入力レベルが「選択」である項目にデータを追加・記入
  4. 入力レベルが「必須」であって、複数のデータが存在し得るデータ項目に2番目以降のデータを追加・記入

 また、上記のような事象が発生した場合、修正に際しては、その修正の程度によって次のどちらかの手続きをとることとします。

  1. 修正項目を発見した館(発見館、以下同じ)側が慎重に検討の上、独自に修正を行うことが出来る
  2. 発見館は当該書誌レコードを作成した館(作成館、以下同じ)に連絡、協議をする必要がある

 特に次のような事柄にかかわる修正については、必ず作成館に連絡・協議をするようにし、その他の所蔵館にも修正の事実を伝えるようにします。

  1. 書誌構造に変更を及ぼすような修正
  2. 資料本体の内容上の改訂・変更を示すような情報の修正
  3. その他、別書誌を作成するか否かを判断する根拠となるような情報の修正

対応指針

 実際に修正を行うときの対応については、以下のようにします。

  1. 発見館が慎重に検討の上、独自に修正を行うことができるもの

     分類や件名の追加、VTフィールドの追加、明らかに転記ミスであると判断できるような場合の修正等、修正の内容が軽微、もしくはレコードの質の維持・向上につながるような修正を行う場合、作成館に連絡する必要はありません。発見館が独自に修正を行うことが出来ます。また、この場合、多くはその他の所蔵館に連絡する必要はありませんが、もし、他の所蔵館に連絡することが望ましいと判断した場合には、修正館が修正後にその他の所蔵館に連絡するようにします。

  2. 発見館が作成館に連絡・協議をする必要があるもの

    本標題の変更、版表示の変更、書誌構造にかかわる修正、書誌の分割(VOLの繰り返しによる場合は除く)等、資料の同一性に関わる修正や、所蔵リンクの付替を行う必要が出てくるなどの重大な修正を行う場合には、必ず当該書誌レコードの作成館に予め連絡し、協議をするようにします。このとき、作成館側の承諾を得たときには、発見館側で当該書誌の修正を行うことができます。また、修正の内容によっては、その他の所蔵館に対して連絡する必要がある場合とない場合とがありますが、連絡の必要がある場合には、書誌を修正した館が他の所蔵館に連絡するようにします。なお、所蔵館が多数にのぼり、参加館側では対応が困難であると判断されるときには、センター宛に報告してください。センターの方から連絡します。
     また、意見の一致を見なかったようなときには、原則として既存のレコードを維持するようにします。
     なお、参加館間で修正等の一連の作業が修了した場合には、修正の事実をセンターに報告する必要はありません。

 また、今まではこのような場合の修正は、原則として作成館側が行うことになっていましたが、実際には修正時既に作成館側では手元に資料がなく、作成館側での修正が困難である等の理由から、発見館側が修正を行うケースも多かったようです。そこで今回の案では、修正は作成館,発見館を限定せずにどちらか容易に修正を行い得る館が行うこととします。

例外的対応

  1. 作成館がどこか判らない

     この場合、所蔵館のうちで、所蔵IDが最も小さいところをもって作成館と見なします。また本当の作成館が所蔵レコードを削除してしまい、判らなくなっているような可能性もありますが、そのような場合でも上記の方針を当てはめることにします。

  2. 作成館の承諾を得ないで、いずれかの館が勝手に修正をかけてしまった

     上記のような修正に対する再修正については、作成館と協議をします。場合によっては元のレコードの形に戻した上で再検討することもあります。

  3. 作成館側で原資料での確認がとれず、発見館からの確認等の要請に応じられない

     実際は運用上の問題になりますが、現在のままで書誌レコードが維持可能なものについては、修正せず、現行の形を維持するようにしてください。もしそれができないようであれば、センターまで連絡してください。

  4. 書誌レコード作成時、「基準」の改定前であったため、現行の基準とは食い違っている

      このような書誌レコードについては、原則として以下のようにしてください。

    1. 書誌記述がすでに完了しているとき

       1冊きりの単行資料や、セットもの等ではあるがすでに刊行が終了しているものについては、現行の書誌レコードを維持するようにします。

    2. 書誌記述が完了していない

       例えばセットもの等、ある一定の期間にわたって刊行され、かつそれが基準の改訂前後にかかってしまうものについては、改定後の基準に合わせるようにします。

以上のような方針で検討しております。またこの案についての意見等もお待ちしております。