オンライン・システム・ニュースレター No.42 (1993.12.24)


典拠レコードの注記フィールドの取り扱いについて


ニュースレターNo.40 及びNo.41 でお知らせしましたとおり、10月29日(金)より典拠レコードのNOTEフィールドを必須としました。

この作業に伴い、幾つかの質問をいただきましたので、ここでその質問にお答えするとともに、このNOTEフィールドの取り扱いについて改めて解説します。

  1. 重複典拠レコードを作成してしまったのでレコードを削除したいが、NOTEが必須となっているためSAVEができない。

    このような場合、NOTEフィールドに「削除」と入力してください。具体的には以下のようにします。

  2. 典拠レコードのNOTEに同じ情報が複数回繰り返されていることがある。これは残さなくてはならないのか。

    例えば新規に登録するときに、既にNOTEに入っている情報と同じ情報が「SRC:」の後に埋め込まれてしまうことがあります。あるいは、同一の書誌レコードから典拠レコードの修正を繰り返して行うと、同じ「EDSRC:」から始まる情報が入っていることがあります。
    このような場合、同じ情報を残しておく必要はありません。したがって、いずれか一つを残し、あとは削除して構いません。

  3. NOTEに入っている情報が多過ぎないか。NOTEが何行にもわたり、見にくくて かえって判りにくいことがある。

    ニュースレターNo.40 でも述べましたが、センター側が埋め込む情報は、書誌レコードのTRの標題等の部分と責任表示(ただし‖の前まで)、それとPUBの記述です。従って、例えば標題関連情報が長い場合や並列標題がある場合、責任表示が多い場合などは、当然埋め込まれる情報も多くなります。
    この結果、余りに情報が多いと判断される場合には、各参加館側で標題関連情報を削除するなどのデータの編集を行って構いません。
    あるいは、既にNOTEに必要な情報が記述され、他に付け足す必要が無いと判断できるような場合には、埋め込まれたデータ自体を削除することもできます。

    【補足】
    基本的に典拠レコードにおいて、注記すべき情報は二つしかありません。
    一つは標目を決定した根拠あるいは資料、もう一つは、そのレコードの標目が示すものと、他のものとが異なるものであることを明らかにするために必要な情報です。
    例えば、著者名典拠レコードにおいて、現在NOTEに「奥付による」とのみ記述されているものがかなり見受けられます。しかし、これだけでは「何の」奥付であるかがわかりません。リンクされている書誌レコードが一つのみであれば特定できますが、複数がリンクされているような場合特定できません。更に、著者の名前の読み方などは資料によって異なることがあります。従って、場合によっては典拠レコードの同定が困難になり、重複レコードを作成してしまうことにもつながります。
    逆に、いまだに著者の略歴などをそのまま丸写しにしているものがありますが、著者の個人情報の問題が発生する恐れがありますのでご注意ください。同定に必要な情報の範囲を超えた記述は不必要であり、作業効率の面でもこのような作業を行う必要はないと思われます。NOTEには同定に必要な情報が最低限あれば充分ですので、典拠レコードの作成、修正を行うときには、注記の内容や存在の意味を充分意識しながら作業を行うようにしてください。