オンライン・システム・ニュースレター No.45 (1994.06.10)


書誌調整についての注意とお願い


センターに毎日たくさんの重複書誌・典拠レコード報告をお寄せいただき、感謝しております。また、日頃書誌調整にご協力いただきありがとうございます。センターでは、お送りいただいた報告書・情報源等をもとに、可能な限り迅速に処理を行っています。最近の作業で気づいた点がありますので、以下の項目について特に各参加組織においてご確認くださるようお願いいたします。

  1. 重複注記の扱いについて

    ニュースレターNo.31 でもお知らせしましたように、現在センターでは以下のいずれかの方法により、重複統合の処理を行っています。

    1. 報告等をもとに調査した結果重複レコードであることが確定したものに対して、重複レコード処理プログラムにより、リンクの付替(所蔵、書誌)、削除すべき重複レコードのデータベースからの抹消処理を行う。
      (OTHNフィールドに SVCBN99999999 と記入されているものを検索し、統合先として記録されている書誌にリンクを付け替える

    2. 上記のプログラムで処理できないもの(例えば、重複レコード双方に同一参加組織で同一配置コードの所蔵レコードがリンクされているものや、書誌階層のとらえ方の相違があるもの等)は、電話、FAX、ニュースレター等で所蔵の付替をセンターから各参加組織に依頼し、所蔵がなくなり次第、重複レコードを削除予定レコードにする。

    このうち2) の場合では、依頼した所蔵付替が完了するまでの間に、目録担当者がどちらのレコードを採用すべきか判断に迷うことのないよう、センターでは削除対象レコードに対して次のような注記を記録しています。

        NOTE:@@@99999999,YYMMDD ==>BN99999999 
                     ↑    ↑     ↑
         センター管理番号 入力日付 付替先書誌ID
    

    この注記は、重複レコードであることを確定した後にセンターで書き込んでいるものですので、各参加組織の目録担当者は書き込まないようにしてください。また、OTHNフィールドについても、センターの確定作業によって記録しておりますので、同様の扱いをお願いいたします。

  2. 所蔵付替依頼済のレコ-ドの扱いについて

    現在、所蔵の付替依頼を、電話、FAX、ニュースレター、リストの送付等によって行っていますが、なかには所蔵レコードの付替が終了しないために削除できないままとなっている書誌レコードに、別の参加組織が誤って所蔵レコードをリンクしてしまうといった事態が発生しています。そのため、今後所蔵付替を何らかの方法によって依頼した場合には、依頼後半年が経過したレコードについては、所蔵付替が終了していなくても、全体の整合性を尊重し、重複レコードおよび所蔵レコードをデータベース上から削除するという運用をいたします。所蔵付替を依頼した際には、できるだけ早めに処理してくださるようお願いします。

  3. 書誌修正報告の扱いについて

    今までのニュースレターでは毎号、書誌調整の一部として、修正のあった書誌について「書誌修正連絡(所蔵付替不要)」として載せてきました。平成5年12月にコーディングマニュアルの修正指針が刊行されたため、今号より、その方針にしたがって掲載するかどうかを判断することとしました。このため、各参加組織から修正の報告があっても、掲載しないものもありますのでご了承ください。

  4. 情報源添付のお願い

    なお、通常の「目録情報に関する質問書/回答書」を用いてお寄せいただいた重複書誌・典拠レコード報告のなかには、重複レコードかどうか判断できない場合もありますので、情報源等の資料をできれば添付してくださるようお願いいたします。ニュースレターNo.26 でもお知らせしましたように、資料種別(GMD) 、標題・責任表示(TR)、版表示(ED)、出版事項(PUB) 、形態に関する事項(PHYS)等が全く同じ で、明らかに重複と思われる書誌レコードに限り、「重複書誌・典拠レコード報告書」を用いてご報告ください。