オンライン・システム・ニュースレター No.55 (1996.06.30)


ILLシステムからのNDL外部依頼機能の注意点


 ILLシステムからNDL(国立国会図書館)に依頼する場合の留意事項,及び「ILL操作マニュアル第3版」発行後,新たに生じた注意点についてお知らせします。

  1. 依頼の仕組み
       
    1.  電子メールによるデータのやりとり
       NDLとのデータのやりとりは,全て電子メールで行われています。
       AMLIDにNDLがセットされた「未処理」及び「回答待」状態のレコードをもとに,一定時間毎にNDL宛「依頼メール」を作成し送信します。この処理が行われるとレコードの状態は「外部依頼中」へ移行し,履歴に「DISPLAY NDL」と 記録されます。
       NDLに「依頼メール」が届くと,その都度,NDLの受理番号が記入された「受理メール」がNDLからILLシステムに送られてきます。ILLシステムは,その受理番号を当該レコードのANOフィールドに転記します。
       受理番号は,NDL側で「依頼メール」を受信する度に新たに振られ,それをILLシステム上では「受理メール」が届く度にANOフィールドに上書きします。
       そのため,ANSWERコマンドを発行する前と後とでは,当該ILLレコードのANOフィールドにセットされている受理番号が異なりますが,NDLへの問い合わせは常に最新の受理番号で行ってください。
       また,書誌事項の不備等により依頼が受理されなかった場合,あるいは謝絶となった場合は,それぞれの理由を付された「却下メール」「謝絶メール」がNDLから送られてきます。ILLシステムでは,これらのメールを受信すると,当該レコードの状態を「外部依頼中」から「新着照会」へ移行させ,履歴にはNDLからの理由と「INQUIRE NDL」とを記録します。謝絶の場合でも「PARDON」とは記録されません。
       NDLから謝絶された後,更にBLDSCへ転送する場合は,当該ILLレコードの転送対象フィールド(下の画面例の下線部分)に転送できない文字種(「ILL操作マニュアル第3版」p.170参照)がないか確認の上,FORWARDコマンドを発行してください。

      09 複写依頼詳細表示
         >:FORWORD 
             照会     OMLNM:学情セ OMLID:FA016285
         ACCT:pb   TYPE:電子複写   ONO:1     ANO:ECxxxxxx 
            BIB:Journal of .... 
         VLNO:89(7)   PAGE:120-132    YEAR:1993
         ARTCL:George.X "YYYYY"
         HMLID:NDL    HMLNM:NDL   LOC:  VOL:   CLN:Z00-XXX
         HMLID:BLDSSC HMLNM:BLDSC LOC:  VOL:   CLN: 
           BVRFY:             HVRFY:NACSIS-CAT
         CLNT:相互華子         CLNTP:研究開発部教授
         ODATE:19960614  ADATE:     RDATE: 
         [19960616.10:31:26・ INQUIRE NDL  現在製本中です。] 
         [19960616.16:20:55  DISPLAY FA016285 ] 
          CMMNT:    ←必要ならばコードを入力
      
       履歴には「INQUIRE」と記録されていますが,ANSWERコマンドは発行しないでください。NDLへ回答しても,NDL側ではBLDSCへ転送することはできません。誤ってANSWERコマンドを発行してしまった場合は,すぐにCALLBACKコマンドでレコードの状態を「外部依頼中」に戻して下さい。

    2. NDL宛て「依頼メール」

       1つの依頼レコードから1通の「依頼メール」が以下のように作成され,NDLへ送られます。

                  NACSIS−ILL依頼レコード
       09
          複写依頼詳細表示
         >:ORDER 
            準備中   OMLNM:学情セ OMLID:FA016285
         ACCT:pb   TYPE:電子複写   ONO:1     ANO: 
          BIB:かんきょう /  環境庁=編集協力.(ISSN=03854477)
         VLNO:1995 年5 月号   PAGE:6-9    YEAR:1995
         ARTCL:内藤裕子 "子どもたちの環境学習を助ける地域社会のコミュニケーション" 
         HMLID:NDL   HMLNM:NDL  LOC:    VOL:     CLN:Z16-960
          BVRFY:            HVRFY:NACSIS-CAT
          CLNT:相互華子         CLNTP:研究開発部教授
         ITEM:        QNT:        UPRCE:        CHRGE: 
         FEE:             POSTG:          SUM: 
          ODATE:19960611  ADATE:     SDATE:          DDATE: 
         CMMNT:よろしくお願いします。
         OSTAF:学術太郎 相互協力係
         OADRS:〒112 東京都文京区大塚..  学術情報報センター
      
                          ↓
                     NDLへの「依頼メール」
       09
          subject:ill order to ndl 
          ORDER
          SERVICE = copy        ←複写(copy)/貸借(loan)別に自動セット 
          LIBCODE = XXXXXXXX    ←"OMLID" を元に参加組織ファイルから転記する
           LIB =  学術太郎       ←"OSTAF" から(*注1)
          TITLE =  かんきょう /  環境庁=編集協力  ←"BIB" から
          AUTHOR =               ←空白のまま
          ARTCL =  内藤裕子,"子どもたちの環境学習を助ける地域...   ←"ARTCL" から
          VLNO = 1995年5 月号    ←"VLNO"から
          PAGE = 6-9           ←"PAGE"から
          YEAR = 1995         ←"YEAR"から
          CL = Z16-960        ←"CLN" から
          VRFY =          ←"BVRFY" から
          ONO = LA0234567890    ←LA番号が転記される
          ACCT = pb        ←"ACCT"から
          MEDIA = copy        ←"TYPE"から(*注2)
          USER = 相互華子     ←"CLNCT" から
          USAGE =  調査研究のため←自動セット
             NOTE = よろしくお願いします。  ←"CMMNT" から
      
      
      (注1)依頼館の連絡先等は,別途NDLで管理されていますので,ここには担当者名が転記されます。
      (注2)TYPEが「電子複写」の場合は,自動的に”copy”と転記されます。

  2. NDL依頼時の注意点

     NDLへの依頼時の注意につきましては,「ILL操作マニュアル第3版」P.152〜156・160,及び「オンラインニュース」で既にお伝えしていますが,更に以下の事項を追加します。

       
    1.  ILLシステム参加館への依頼優先
       参加館同士の相互協力が原則ですので,依頼先選定の際にはILLシステム参加館を優先し,それで充足できない場合のみNDLへ依頼してください。  
    2.  事前調査
       事前にNDLの所蔵を確認した上でNACSIS−CAT,JP−MARC,IRデータベース等を必ず検索し,出来る限りNDLの請求記号を記入して申し込んでください。請求記号が未記入の場合は,NDLで調査を行うことになり,処理に相当の時間と手間がかかります。
       調査のため,出典その他の参考事項もできるだけ詳しく記入してください。
    3.  CLNT(申込者名)
       著作権法上必要ですから,必ずCLNTに申込者名を記入してください。
    4.  TYPE(複写形態)
       「ILL操作マニュアル第3版」(P.155)には,指定できるTYPE(複写形態)は,”copy”,”color”,”micro”の3形態のみとなっておりますが,次の形態を追加してください。

        other … その他の複写(希望する複写形態をCMMNTに記入する)

    5.  資料到着後の処理
       NDLから依頼資料が届いたら,当該ILLレコードを「外部依頼中」から検索し料金等を入力の上「確認」(複写依頼の場合)または「借用中」(貸借依頼の場合)に状態を移行してください(NDLからSENDコマンドは発行されません)。
       なお,依頼館でOKコマンド,SENDBACKコマンドを発行されても,そのレコードはNDLへは送られません。したがって,NDLへの謝辞等をCMMNTに入力してもNDLへは伝わりません。
    6.  履歴
       前述「1-1」の通り,ILLシステムとNDLとの間のデータのやりとりは全て電子メールで行っています。NDLがILLシステムに参加して直接コマンドを発行してレコードの状態を変化させているのではありません。
       履歴についても,電子メールの送受信にあわせてILLシステム側で記入していますので,「DISPLAY NDL」とあってもNDLがそのレコードを詳細表示させたことを意味するものではありませんので,ご注意ください。その他のコマンド履歴についても同様です。
    7.  名称・連絡先等の変更
       自館の名称・住所・電話番号等に変更が生じた場合は,早急にNDL(図書館サービス係:FAX 03-3581-0989)にFAXで連絡してください。

  3. 「ILL操作に関する質問書」から
    1.  会計事項を入力する際,「包装料」等はどこに入力すればよいのか?

       NDLから依頼資料が到着したら,前述「2-5」の通り,依頼館にて会計事項を入力しなければなりませんが,入力したデータはNDLへは送られません。迷うような内訳については独自にルールを決めてILLレコードに入力して下さい。
       一例としては,複写料金,送料以外の諸経費はすべて「FEE(基本料)フィールド」にまとめて入力し,内訳は「OLDF(依頼館ローカルデータ)フィールド」に入力する方法があります。

    2.  貸借依頼の場合で,DDATE(返却期限)を入力せずにBORROWコマンドを発行したら,レコードからDDATEフィールドが消えてしまった。どうすれば良いのか?

       CALLBACKコマンドを発行して,レコードの状態を「借用中」から「外部依頼中」に戻してください。再びDDATEフィールドが表示されます。
       外部依頼時には,例外的に依頼館によるDDATEの入力ができますが,それは「外部依頼中」状態に限ります。「外部依頼中」の時に入力せずにBORROWコマンドを発行すると,状態移行後のレコードではDDATEは表示されません。必ずDDATEの入力を確認の上,BORROWコマンドを発行するようにして下さい。

  4. その他

     NDLへの外部依頼機能が開始されて2か月余りが経ちますが,まだまだシステム的に安定していない部分があります。そのため,処理が遅れる,依頼レコードのやりとりに不具合が発生する等,依頼館の方々にはご迷惑をおかけすることがありますが,御理解・御協力をお願いいたします。
     NDL依頼機能に関する御質問等は,目録情報課相互協力係までお願いします。